6 Βήματα για να επιλέξετε τον ιδανικό χώρο για την εταιρική εκδήλωσή σας

6 Βήματα για να επιλέξετε τον ιδανικό χώρο για την εταιρική εκδήλωσή σας

Το να βρει κανείς τον κατάλληλο χώρο για να στήσει μια εταιρική εκδήλωση δεν είναι απλό και φυσικά όσο περισσότεροι είναι οι καλεσμένοι, τόσο πιο δύσκολο γίνεται το task. Ευτυχώς για όλους, οι επιλογές είναι πολλές και υπάρχουν επαγγελματίες διοργανωτές εταιρικών εκδηλώσεων που μπορούν να σας δώσουν τις πιο συμφέρουσες προσφορές.

Όμως, πριν επισκεφθείτε κάποιον χώρο ή πραγματοποιήσετε συνάντηση με έναν επαγγελματία, καλό είναι να έχετε κάνει την έρευνά σας και να έχετε στο μυαλό σας κάποια πράγματα. Δείτε παρακάτω ποια είναι αυτά:

6 Βήματα για να βρείτε το κατάλληλο venue

Βήμα 1: Φτιάξτε λίστα καλεσμένων

Δεν υπάρχει χειρότερο από το να έχετε κλείσει ένα πολύ μεγάλο ή ένα υπερβολικά μικρό venue για το εταιρικό σας event. Στην πρώτη περίπτωση του πολύ μεγάλου χώρου, δημιουργούνται αναξιοποίητα “κενά” στον χώρο, που αποξενώνουν τους συμμετέχοντες. Στην δεύτερη περίπτωση, ο συνωστισμός μπορεί να δημιουργήσει μια ατμόσφαιρα άβολη, από την οποία ο καλεσμένος σας θα θέλει να ξεφύγει με την πρώτη ευκαιρία.

Γι' αυτό θα πρέπει να έχετε έτοιμο ένα ρεαλιστικό σενάριο για το πόσοι τελικά θα εμφανιστούν. Αναζητήστε έναν χώρο που καλύπτει αυτόν τον αριθμό χωρίς να τον υπερβαίνει κατά πολύ ή στην ανάγκη διαλέξτε ένα venue που θα μπορεί να προσαρμοστεί στις προδιαγραφές σας.

Βήμα 2: Ορίστε προϋπολογισμό

Μια ευελιξία στο budget καλό είναι να υπάρχει, αλλά η πραγματικότητα συχνά διαψεύδει τις προσδοκίες. Είτε οργανώνετε launching event είτε εταιρικό πάρτι, είναι βασικό να ορίσετε από πριν ένα budget ανά καλεσμένο που μπορείτε να καλύψετε με ευκολία.

Ακόμα και αν δεν μπορείτε να κλείσετε τον super (και υπερβολικά ακριβό) χώρο για την εταιρική σας εκδήλωση, μπορείτε πάντα να εντυπωσιάσετε με το ντεκόρ. Οι προσωποποιημένες λεπτομέρειες πάντα είναι κάτι που κάνει τη διαφορά, ενώ ένα ωραίο αναμνηστικό δώρο αφήνει πάντα τις καλύτερες εντυπώσεις. Θέστε προτεραιότητες και βάλτε ρεαλιστικούς στόχους που δεν θα σας αφήσουν με χρέη.

Βήμα 3: Επιλέξτε σωστή τοποθεσία

Πριν καταλήξετε στο venue που θα φιλοξενήσει την εκδήλωσή σας, θα πρέπει να αναρωτηθείτε εάν  οι καλεσμένοι σας θα έρθουν από άλλες πόλεις ή εάν ζουν σε κοντινή απόσταση. Ένας χώρος κοντά στο αεροδρόμιο θα ήταν ιδανικός στην πρώτη περίπτωση, αλλά προβληματικός σε οποιαδήποτε άλλη.

Εάν πρόκειται για event μεταξύ συναδέλφων, στελεχών και μετόχων που ζουν σε μικρή ακτίνα, ένα ξενοδοχείο ή ένας χώρος εκδηλώσεων σε κεντρική τοποθεσία ή σε location κοντά στoν χώρο εργασίας με εύκολη πρόσβαση με Μ.Μ.Μ. είναι πιο κατάλληλα για λόγους μετακίνησης.

Βήμα 4: Δείτε την πλήρη λίστα παροχών

Για να υπολογίσετε σωστά τα κόστη πριν κλείσετε τον κατάλληλο χώρο για το εταιρικό σας event, θα πρέπει να έχετε στα χέρια σας ορισμένες πληροφορίες που είναι κρίσιμες για την απόφασή σας. Θα πρέπει να έχετε ζητήσει και λάβει την αναλυτική λίστα των υπηρεσιών που παρέχονται από τον συγκεκριμένο χώρο και φυσικά αυτές που δεν παρέχονται.

Έτσι θα γνωρίζετε από πριν εάν ο χώρος που σας εντυπωσίασε με θέα θάλασσα παρέχει το πλήρες πακέτο ή εάν θα πρέπει να κλείσετε έξτρα εταιρεία catering, DJs ή live μπάντα, bar catering κ.λπ.

Βήμα 5: Καταλήξτε στο ύφος της εκδήλωσης

Θα πρέπει πριν ξεκινήσετε τις συζητήσεις, να καταλήξετε για τη φύση της εκδήλωσης που οργανώνετε. Έτσι θα ξέρετε εάν αυτό που ψάχνετε είναι ένα εντυπωσιακό venue με μπαρ και πίστα χορού ή μια ξενοδοχειακή αίθουσα με λιτή επαγγελματική διακόσμηση (ή οτιδήποτε ενδιάμεσα). Ο ιδανικός χώρος θα πρέπει να συμβαδίζει με το ύφος της εκδήλωσης, να δημιουργεί την κατάλληλη ατμόσφαιρα στον καλεσμένο και να αναδεικνύει ενδεχομένως το προϊόν σας.

Πηγαίνετε ένα βήμα παραπέρα

Βήμα 6: Βάλτε στο... μενού πρωτότυπες υπηρεσίες

Στις περιπτώσεις που δεν μιλάμε για συνέδρια ή ημερίδες, το είδος της διασκέδασης ή τα εφέ που θα προσθέσετε στο event σας, μπορούν να κάνουν τη διαφορά και να αφήσουν στους καλεσμένους σας τις καλύτερες εντυπώσεις.

Για παράδειγμα, ένας σκιτσογράφος που θα κάνει αστεία πορτρέτα των καλεσμένων σας, ένα trendy photo booth ή καθηλωτικά πυροτεχνήματα, μπορούν να δώσουν μια πιο προσωπική νότα στο event και να επισφραγίσουν την επιτυχία της εταιρικής εκδήλωσής σας.

Πάρτε τις πιο συμφέρουσες προσφορές για τον χώρο που θα στεγάσει το εταιρικό σας event εδώ

Διαβάστε ακόμα:

Μοιραστείτε το: 

Δημοφιλή Άρθρα